Un avantage collatéral de la pandémie : une révolution répandue dans le processus d’acquisition de logiciels GCH : les démonstrations virtuelles

12 raisons pour lesquelles il s’agit d’un processus bien meilleur pour l’acheteur, et donc pour le fournisseur.

Au milieu des années 1990, DLGL était la première et seule voix à réclamer l’utilisation de scénarios dans le processus de sélection, une pratique devenue omniprésente en 2010. Cela a pris beaucoup de temps.

Aujourd’hui, DLGL revendique que les démonstrations/scénarios virtuels, que la pandémie a rendus omniprésents en un rien de temps, deviennent la nouvelle norme. Sans retour en arrière. Et les avantages sont considérables.

Les démonstrations/scénarios typiques, lorsqu’ils ont atteint l’étape de la liste restreinte, réunissent 10 à 20 experts du client, généralement très expérimentés, avec des centaines d’années de formation et de savoir-faire, dans le but d’examiner en long et en large un mégalogiciel hyper sophistiqué, qui comporte des dizaines de modules représentant chacun des domaines d’expertise très complexes et spécifiques, conçus par un grand nombre de spécialistes du côté du fournisseur pour représenter les meilleures pratiques d’affaires, y compris celles conçues conjointement avec un grand nombre de clients installés et leurs experts.

Dans le passé, toutes ces discussions passaient par un représentant des ventes, chargé de saisir toutes les subtilités des besoins de diverses grandes entreprises et de connaître et d’expliquer toutes les particularités du mégalogiciel conçu pour y répondre, 5 000 éléments de données, des milliers d’écrans, des millions de lignes de code. Mission impossible.

Avec les démonstrations/scénarios virtuels rendus possibles par la mise à disposition, du jour au lendemain, des technologies imposées par la pandémie, il devient économiquement possible pour le fournisseur de réunir à la table quatre, cinq experts ou même plus, pour interagir d’expert à expert. Un bond gigantesque dans la qualité de la communication.

Face à cette mission impossible pour une seule personne, beaucoup de sujets déraillent avec des propos du genre : « Je dois valider auprès de nos experts, je vous reviens là-dessus » ou le pire de tous : « Faites-nous confiance; si nous sommes capables avec Worldmart, nous sommes capables avec vous. »

Dorénavant, en ayant toutes les bonnes personnes autour de la table, il n’y a aucune raison de se voir refuser une réponse complète et raisonnable, avec preuves à l’appui, surtout dans la phase des scénarios.

De plus, puisqu’il y a plusieurs personnes qui se partagent les tâches de présentation du côté des fournisseurs, celles qui sont en mode « attente » peuvent en profiter pour valider les détails d’une réponse plus complète sur un point précédent. Et revenir à la même réunion avec la meilleure réponse.

Si une question plus difficile survient, l’un des participants du côté du fournisseur peut facilement inviter un autre expert, ou un chargé de projet d’un client similaire, et lui demander de se joindre à la réunion pendant quelques minutes. Il est possible de demander à un grand nombre de personnes d’être en attente sur cette base, minimisant les dérangements, tout en assurant une contribution accrue lorsqu’ils sont interpelés.

Il est facile et très répandu qu’un spécialiste en une matière précise participe à une discussion hors ligne tout en demeurant en ligne pour la réunion principale. Il peut donc répondre immédiatement à des questions spécifiques pendant que le fer est chaud, sans utiliser le temps alloué au reste du groupe

La technologie permet à n’importe quel participant d’accéder à son poste de travail normal pour récupérer et afficher tout document pertinent pour appuyer une question ou une réponse.

Évidemment, le souhait de tout présentateur c’est d’avoir 100% de l’attention de 100% des participants. Mais lorsque nous sommes devant un grand groupe et une multitude de sujets diversifiés, ce n’est pas nécessairement réaliste.

La technologie virtuelle permet aux participants d’effectuer d’autres tâches simultanément et de revenir sur des sujets qui les concernent particulièrement. Ce n’est pas parfait, c’est toutefois mieux que de voir un intervenant ne pas participer du tout ou devoir quitter plus tôt parce que trop occupé.

Le processus entourant la réponse à un vaste appel d’offres en matière de GCH, avec des centaines de questions à répondre au préalable, des démonstrations suite à une présélection, la préparation de scénarios/démonstrations scénarisées, des démonstrations de confirmation et la fourniture d’informations supplémentaires en cours de route, est extrêmement coûteux pour chaque fournisseur. Cela se chiffre souvent à plus de 100 000 $ pour un fournisseur qui a été présélectionné. Il n’y a qu’un seul gagnant et chaque fournisseur ne gagne qu’un certain pourcentage du temps.

Ainsi, chaque appel d’offres peut coûter de 500 000 à 1 000 000 de dollars ou plus à l’ensemble des fournisseurs potentiels. Ceux-ci se doivent de récupérer cette somme s’ils veulent rester en affaires. Ces dépenses doivent être intégrées à la proposition gagnante. D’une manière ou d’une autre.

Historiquement, 25 à 30% de ces coûts sont attribuables aux frais de déplacement. Les démonstrations virtuelles éliminent complètement ce facteur très important. Il s’agit donc d’une amélioration significative. Il n’y a aucune valeur ajoutée à prendre 25% de l’investissement dans le processus de sélection de toutes les parties et à les donner à des compagnies aériennes et des hôtels.

La mise en place d’une solution d’affaires bien conçue nécessite des compétences exceptionnelles. Il n’est donc pas productif, ni pour l’acheteur ni pour le vendeur, d’affecter ces ressources expertes sur du déplacement, une journée avant et après, pour une démonstration d’une seule journée qui a lieu à 2 000 km de distance.
Les réunions virtuelles suscitent moins de conflits, notamment versus des obligations personnelles, et peuvent être organisées dans des délais plus courts, tout en permettant aux bonnes personnes de participer.

Une grande entreprise qui fait appel à un groupe de 15 personnes pour une démonstration devra généralement faire venir certaines d’entre elles en avion, ce qui entraîne des coûts élevés et des dérangements. Cela l’obligera également à devoir rencontrer tous les fournisseurs pendant une période contiguë, ce qui n’est pas forcément l’idéal pour assimiler des quantités massives d’informations complexes.

Le fait de pouvoir regarder la démonstration de nouveau et de conserver l’enregistrement pour référence future est un avantage d’une valeur inestimable.

Il en va de même pour le partage avec les personnes qui n’ont pu y assister à la démonstration.

Aucun matériel spécifique n’est requis et la qualité de l’enregistrement permet d’accroître le retour sur investissement de l’ensemble du processus de démonstration.

Ce sera toujours une approche plus sécuritaire.
Il y a vingt ans, DLGL consacrait 20% de son chiffre d’affaires en frais de déplacement pour le processus de vente et de mise en œuvre, ce qui représentait une empreinte carbone considérable. Ce chiffre a été réduit au fil des ans par l’avènement de toutes les formes de virtualisation, et la pandémie l’a ramené à moins de 1%.

C’est une excellente occasion de participer à la construction d’un avenir plus vert.

Il faut toujours entrevoir les opportunités à travers la tourmente.